SOUHLAS SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ O ZDRAVOTNÍM STAVU
(dále jen „Souhlas“)
Odsouhlasením tohoto dokumentu rodič, nebo zákonný zástupce uděluje souhlas se zpracováním osobních údajů účastníka akce Letní English Camp (dále jen Účastník) o zdravotním stavu pro účely zajištění Vaší bezpečnosti na sportovních a tréninkových akcích pořádaných spolkem Angličtina Hravě z.s. IČO: 09617175, a to za podmínek níže uvedených.
Stručně a jasně:
- Kdo je správcem osobních údajů a jak ho můžete kontaktovat?
Správcem Vašich osobních údajů je spolek Angličtina Hravě z.s. IČO: 09617175, se sídlem Městečko Trnávka 59, 569 41 . Zapsaného ve spolkovém rejstříku vedeném Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl L, 13556 (dále jen „Pořadatel“).
Pro jakékoli otázky týkající se ochrany soukromí a uplatňování Vašich práv využijte tento kontakt:
Elektronická adresa: info@anglictinahrave.cz
- Jaký je účel zpracování osobních údajů?
Pořadatel pořádá letní kempy. Pro účely zajištění bezpečnosti účastníků těchto akcí a aktivit umožňuje účastníkům poskytnout Pořadateli bližší informace o zvláštních potřebách účastníka, které mohou zahrnovat i údaje o zdravotním stavu účastníka.
Účelem zpracování osobních údajů o zdravotním stavu tak je zajištění bezpečnosti Účastníků a ochrana před vznikem újmy Účastníků, Pořadatele i třetích osob.
- Jaký typ osobních údajů zpracováváme?
Pořadatel pro výše uvedený účel zpracovává osobní údaje o zdravotním stavu Účastníků, které se mu za tímto účelem rodič nebo zákonný zástupce rozhodne poskytnout.
Jedná se o tzv. „citlivé“ osobní údaje – údaje spadající do zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu článku 9 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
- Na jakém právním základě Účastníka údaje zpracováváme?
Všechny Vaše osobní údaje uvedené v tomto dokumentu zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, v souladu s článkem 9 odst. 2 písm. a) GDPR.
- Jak dlouho osobní údaje zpracováváme?
Osobní údaje Účastníků budeme zpracovávat po dobu trvání souhlasu rodiče, nebo zákonného zástupce. Pokud souhlas odvoláte, nebudeme dále zpracovávat osobní údaje o zdravotním stavu.
I pokud souhlas neodvoláte, osobní údaje o zdravotním stavu budeme zpracovávat jen po dobu nezbytně nutnou, tedy do doby ukončení Akce.
- Odvolání souhlasu se zpracováním.
Souhlas se zpracováním osobních údajů rodič, nebo zákonný zástupce kdykoli svobodně a zdarma odvolat, a to prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů. S odvoláním souhlasu nejsou spojeny žádné postihy. Pořadatel však nebude moci informace o zdravotním stavu Účastníka zohlednit při zajišťování bezpečnosti akce.
- Jak osobní údaje zpracováváme a komu je předáváme?
Osobní údaje Účastníka nepředáváme mimo EU.
Výše uvedené osobní údaje nevyužíváme k profilování ani automatizovanému rozhodování.
Podrobné informace o tom, jak jsou zpracovávány Vaše osobní údaje, a informace o tom, jaká máte v souvislosti se zpracováním osobních údajů práva, jsou obsaženy v dokumentu „Informace o zpracování osobních údajů“, který je dostupný na webu www.kempvitezu.cz. Udělením souhlasu se zpracováním výše uvedených osobních údajů potvrzujete, že jste se s tímto dokumentem seznámili.
OCHRANA SOUKROMÍ A INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Věnujte prosím pozornost tomuto dokumentu, kde najdete informace o tom, jak my, spolek Angličtina Hravě z.s. IČO: 09617175, se sídlem Městečko Trnávka 59, 569 41 . zapsaného ve spolkovém rejstříku vedeném Krajského soudu v Hradci Králové, oddíl L, 13556 (dále také jen „Spolek“) zpracováváme osobní údaje Účastníků akce Letní English Camp (dále jen Účastníků), a to v rámci činnosti Spolku, která zahrnuje mj. i pořádání akcí s názvem „Letní English Camp” (dále jen “Akce”).
Pro jakékoli otázky týkající se ochrany soukromí a uplatňování Vašich práv s tím souvisejících využijte tento e-mail: info@anglictinahrave.cz
1. Za jakým účelem zpracováváme osobní údaje?
1.1 Uzavření a plnění smluv s rodičem, nebo zákonným zástupcem Účastníka (dále jen Zástupce).
Spolek pořádá v rámci své hlavní činnosti akce , na které je třeba se registrovat a uzavřít smlouvu o registraci a účasti na dané akci (dále jen „Smlouva“). Za účelem učinění potřebných opatření pro uzavření Smlouvy a pro následné plnění Smlouvy zpracováváme následující osobní údaje Účastníků Akce:
identifikační údaje účastníka akce,
kontaktní údaje účastníka akce (adresa),
identifikační údaje a kontaktní údaje zákonného zástupce nebo jiné osoby oprávněné jednat za nezletilého účastníka akce (jméno, příjmení, e-mail, telefon),
údaje o zvláštních potřebách účastníka akce,
velikost oblečení účastníka akce,
sport nebo jiná aktivita, které se účastník akce věnuje,
další údaje o plnění Smlouvy a údaje z komunikace s Vámi.
Jelikož k uzavření Smlouvy dochází zpravidla elektronickými prostředky (online registrací), zpracováváme i elektronickou identifikaci (časové razítko) prokazující souhlas účastníka s našimi Podmínkami účasti na akci a stanovami.
1.2. Plnění našich právních povinností
Za tímto účelem zpracováváme identifikační údaje Účastníků a Zástupce (jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu nebo bydliště).
Často zpracování osobního údaje ukládá i zákon, zde zpracováváme osobní údaje typicky při:
vedení účetnictví a plnění souvisejících daňových povinností
archivování
při poskytování a čerpání dotací na naši činnost.
1.3. Ochrana našich oprávněných zájmů
V odůvodněných případech zpracováváme osobní údaje i za účelem ochrany našich zájmů, typicky v případě právních sporů, uplatňování záruky, řízení před soudem či při kontrolách ze strany orgánů veřejné správy (Česká obchodní inspekce apod.). Zde musíme prokazovat, že jsme při poskytování Služby jednali v souladu s právními předpisy.
Na základě našich oprávněných zájmů zpracováváme rovněž kontaktní údaje našich členů, pokud nám je poskytnou, a to pro účely možnosti komunikace s nimi, např. pro zasílání pozvánek na zasedání orgánů našeho spolku, nebo na akce pořádané spolkem, případně jiná, nekomerční sdělení.
1.4. Pořizování audiovizuálních materiálů
Souhlasím s tím, aby Angličtina Hravě z.s. pořizovala audiovizuální záznam z Akcí – nejčastěji fotografie, kde může být přítomna osoba registrovaného Účastníka.
Dále jako Zástupce nezletilého Účastníka souhlasím s užitím pořízených fotografií, ať už v podobě hmotné či digitalizované (nehmotné) pro veškeré propagační materiály Pořizovatele, jak v tištěné, tak v elektronické podobě (např. webové stránky, FB, tiskoviny).
Rovněž souhlasím s tím, aby Pořizovatel poskytl licenční oprávnění k užití fotografií třetím osobám, a to zejména pro účely vytvoření reklamních a marketingových materiálů Pořizovatele.
Souhlasím s tím, že fotografie může být změněna, použita jako součást díla souborného nebo může být použita pouze její část.
Současně s tím poskytuji k výše uvedenému účelu Pořizovateli svůj výslovný souhlas s tím, aby Pořizovatel, případně třetí osoby, jimž Pořizovatel poskytne licenci k užití fotografií, tyto údaje shromažďovaly, zpracovávaly a ukládaly v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, v platném znění.
2. Od koho osobní údaje dostáváme a komu je předáváme?
Osobní údaje získáváme výhradně od Zástupců, případně Účastníků. Nezjišťujeme si žádné další údaje, kromě těch, které nám sami dáte, případně které získáme automatizovaně při Vaší registraci na našem webu. Jste povinni nám poskytnout pravdivé údaje a pokud se osobní údaje změní, musíte údaje aktualizovat – informovat nás o změně prostřednictvím elektronické komunikace skrze emailovou adresu: info@anglictinahrave.cz.
Osobní údaje mohou být předány orgánům veřejné správy za účelem výkonu jejich zákonných oprávnění.
Pro zpracování Vašich osobních údajů nevyužíváme zpracovatele. Osobní údaje nejsou předávány mimo EU.
3. Jak zpracováváme Vaše osobní údaje?
Osobní údaje Účastníka jsou zpracovávány v elektronické podobě automatizovanými prostředky, a to konkrétně prostřednictvím našeho webu a registračních formulářů v nich obsažených.
Neprovádíme žádné profilování, ani automatizované rozhodování.
Vaše osobní údaje zpracováváme i manuálně v souladu s příslušným účelem, kde je nezbytné či vhodné manuální zpracování. Při správě Vašich dat mohou vystupovat naši zaměstnanci či jiné osoby pro nás pracující, a to mimo jiné za účelem odstraňování chyb, nepřesností apod. Tyto osoby však mohou zpracovávat osobní údaje pouze za podmínek a v rozsahu výše uvedeném a jsou vázány povinností zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení osobních údajů.
Osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s příslušnými právními předpisy a zajišťujeme jim náležitou péči a ochranu. Staráme se, abyste neutrpěli újmu na svých právech, zejména na právu na zachování lidské důstojnosti. Chráníme osobní údaje takovým způsobem, aby nedošlo k neoprávněnému zásahu do soukromého a osobního života Účastníků, nebo Zástupců.
4. Jak dlouho zpracováváme osobní údaje?
4.1. Smlouva Osobní údaje
které zpracováváme pro účely registrace a uzavření Smlouvy o účasti na naší Akci, zpracováváme po dobu trvání Smlouvy (po dobu registrace a plnění Smlouvy, tedy do ukončení akce).
I poté však Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat pro následující účely:
4.2. Plnění právních povinností
Osobní údaje, jejichž zpracování nám ukládá právní předpis, zpracováváme po dobu stanovenou, daným právním předpisem.
Osobní údaje, jejichž zpracování musíme provádět pro účely účetnictví a plnění daňových povinností (typicky fakturační údaje a informace o poskytovaném plnění), musíme zpracovat po dobu 5 let od konce účetního období, v případě dokladů relevantních pro platby DPH je to 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Potřebné osobní údaje archivujeme v souladu s požadavky zákona o archivnictví.
4.3. Oprávněné zájmy
Osobní údaje uchováme po dobu běhu příslušných promlčecích lhůt (které mohou být v České republice až 15 let od vzniku relevantní události) za účelem vyřizování reklamací a uplatňování práv vůči nám, resp. ochrany našich práv při uplatňování práv vůči Vám – tedy pro účely ochrany našich oprávněných zájmů.
V této souvislosti zpracováváme Vaše identifikační údaje a kontaktní údaje, údaje o plnění Smlouvy (obsah, informace o jejím uzavření a plnění), informace z komunikace se Zástupci.
4.4. Souhlas
Pokud zpracováváme osobní údaje na základě souhlasu, jsou zpracovávány po dobu trvání Vašeho souhlasu, tedy než souhlas odvoláte.
Údaje, které nezpracováváme na základě souhlasu nemůžeme smazat v případě Vaší žádosti, neboť nejsou zpracovány na základě souhlasu. Vždy však na základě Vaší žádosti posoudíme, zda dané údaje již není nutné zpracovávat.
5. Jaká máte práva?
V prvé řadě máte právo nás požádat o přístup k Vašim osobním údajům včetně vyhotovení kopie všech Vašich osobních údajů.
Vždy Vás budeme informovat o:
- a) účelu zpracování osobních údajů,
- b) osobních údajích, případně kategoriích osobních údajů, které jsou předmětem zpracování, včetně veškerých dostupných informací o jejich zdroji,
- c) povaze automatizovaného zpracování včetně profilování a informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů,
- d) příjemci, případně kategoriích příjemců,
- e) plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá ke stanovení této doby,
- f) veškerých dostupných informací o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od Vás.
Mezi Vaše další práva patří:
- a) požádat nás o vysvětlení,
- b) požadovat, abychom odstranili vzniklý stav, zejména se může jednat o blokování, provedení opravy, doplnění, omezení zpracování nebo likvidaci osobních údajů (právo být zapomenut),
- c) požadovat osobní údaje, které se Vás týkají ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a předat tyto údaje jinému správci, aniž bychom tomu jakkoli bránili,
- d) podat dotaz, resp. stížnost na Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
- e) vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které se Vás týkají.
- Jak Vaše osobní údaje chráníme?
Vaše údaje jsou u nás v bezpečí. K tomu slouží následující prostředky zabezpečení: Antivirové ochrany, šifrování, autorizační údaje, fyzické prostředky ochrany.
